מדריך – אנשי קשר כפולים במערכת

מתוך הצורך לשפר את איכות הנתונים והביצועים במערכת - ביצענו שדרוג במערכת שמטרתו למנוע יצירת אנשי קשר כפולים. 

השינוי נועד לעזור לכם לעבוד בצורה יעילה, מדויקת ומשתלמת יותר, ולוודא שלכל אדם במאגר אנשי הקשר שלכם יש רשומה אחת ברורה, עם פרטי ההתקשרות המעודכנים והרלוונטיים שלו. 

כאשר אותו אדם מופיע כמה פעמים במאגר, זה עלול להשפיע על תהליכים חשובים כמו הרשמות לכנסים או וובינרים, קליטת לידים מטפסים, שליחת הודעות המשך, אוטומציות, שיוך לרשימות, דיוורים, SMS ודוחות. 

במדריך הזה נסביר מה נחשב איש קשר כפול, למה חשוב לטפל בזה, ומה אפשר לעשות כאשר קיימות כפילויות במאגר. 

 

למה חשוב לטפל באנשי קשר כפולים? 

כאשר קיימות כמה רשומות לאותו אדם, זה לא רק יוצר אי סדר במאגר אנשי הקשר. זה עלול להשפיע ישירות על העבודה השוטפת ועל תהליכים עסקיים ושיווקיים שמתנהלים במערכת. 

טיפול באנשי קשר כפולים יכול לעזור ב: 

• שיפור מוניטין השליחה במיילים.
• שיפור פוטנציאלי של אחוזי הפתיחה וההקלקות.
• מניעת חיוב מיותר על אנשי קשר כפולים.
• מניעת שליחת SMS כפולה וחיובים מיותרים.
• שמירה על מאגר אנשי קשר נקי, מסודר ומעודכן.
• ניהול תהליכים עסקיים אפקטיביים יותר.
• שיפור דיוק בדוחות, בהרשמות, באוטומציות וברשימות.
• הפחתת מצבים שבהם לקוחות קצה מקבלים הודעת שגיאה בטופס או בדף נחיתה. 

לדוגמה, אם לקוח מופיע בכמה רשומות שונות, ייתכן שאותו אדם יקבל כמה הודעות, ייספר יותר מפעם אחת במכסת אנשי הקשר, או שתהליך אוטומטי יפעל על רשומה שאינה הרשומה הנכונה. 

המטרה היא פשוטה: לכל אדם צריכה להיות רשומת איש קשר אחת בלבד. 

 

מה נחשב איש קשר כפול? 

איש קשר כפול הוא מצב שבו קיימים במערכת יותר מאיש קשר אחד עם אותו פרט מזהה. 

פרטים מזהים הם: 

• אימייל
   • טלפון נייד 

לדוגמה: 

• שני אנשי קשר עם אותו אימייל.
• שני אנשי קשר עם אותו טלפון נייד.
• כמה אנשי קשר עם אותו מספר טלפון, גם אם המספר מופיע בפורמטים שונים. 

במספרי טלפון, הזיהוי מתבצע לפי 9 הספרות האחרונות. 

לדוגמה, כל המספרים הבאים מזוהים כאותו מספר: 

972501234567+
972501234567
0501234567
501234567 

כולם מזוהים לפי 9 הספרות האחרונות: 501234567. 

 

מתי אין בעיה? 

אם קיים במערכת רק איש קשר אחד עם אותו אימייל או אותו טלפון, זה תקין. 

הבעיה מתחילה כאשר אותו אימייל או אותו טלפון מופיעים ביותר מאיש קשר אחד. 

במצב כזה, אם אדם ממלא טופס או נרשם לפעילות, המערכת לא תמיד יכולה לדעת איזו רשומה לעדכן. כדי למנוע עדכון של הרשומה הלא נכונה, ההרשמה עשויה להיחסם. 

 

למה מופיעה הודעה שהפרטים כבר קיימים? 

במקרים מסוימים, מי שממלא טופס או דף נחיתה עשוי לראות את ההודעה: 

לא ניתן להשלים בקשה זו
הפרטים שהזנת כבר קיימים במערכת 

 

ההודעה מופיעה כאשר הפרטים שהוזנו כבר קיימים במערכת ביותר מאיש קשר אחד. 

לדוגמה: אם אותו מספר טלפון מופיע אצל שני אנשי קשר שונים, והלקוח מזין את אותו מספר בטופס, לא ניתן לדעת איזו רשומה צריך לעדכן. לכן הפעולה נחסמת. 

הפתרון הוא לנקות את הכפילות ולהשאיר רשומה אחת תקינה עבור אותו אדם. 

 

כיצד נכון לעבוד במערכת? 

המטרה היא שלכל אדם יהיה איש קשר אחד בלבד, שמכיל את פרטי ההתקשרות המעודכנים והרלוונטיים שלו. 

לכן, בשלב הראשון מומלץ לוודא שאין כיום רשומות כפולות במאגר אנשי הקשר שלכם. 

אם גיליתם שכבר יש לכם אנשי קשר כפולים במערכת, מומלץ לטפל בהם בהקדם. 

  

יש שתי דרכים עיקריות לטיפול:

1. טיפול נקודתי באיש קשר בודד או במספר קטן של כפילויות. 

1. ניקוי כמות גדולה של אנשי קשר כפולים באמצעות קובץ Excel. 

 

אפשרות 1 - טיפול נקודתי באיש קשר כפול 

אם מדובר באיש קשר אחד או במספר קטן של כפילויות, אפשר לטפל בכך ישירות מתוך המערכת. 

עדכון פרטים על ידי איש הקשר 

ניתן להפנות את איש הקשר לעדכן את פרטיו דרך הפורטל האישי, כך שבמערכת יישמרו פרטי ההתקשרות הנכונים והמעודכנים ביותר. 

אפשר להפנות אותו לקישור הייחודי שמופיע בתחתית מייל שקיבל מכם, ולבקש ממנו ללחוץ על “עדכון פרטים”. 

 

טיפול ידני מתוך המערכת 

אפשרות נוספת היא לאתר את אנשי הקשר הכפולים במערכת ולטפל בהם ידנית. 

מה עושים? 

1. נכנסים לאזור אנשי הקשר. 
2. מחפשים את האימייל או הטלפון שמופיעים בכמה רשומות. 
3. בודקים את הרשומות שנמצאו. 
4. משאירים את הרשומה המעודכנת והשלמה ביותר. 
5. את הרשומות שאינן רלוונטיות מעבירים לסל המחזור. 

 

מומלץ להשאיר את הרשומה שבה יש את המידע המלא והאמין ביותר, למשל: 

• שם מלא
• אימייל תקין
• טלפון תקין
• שיוך לרשימות רלוונטיות
• מידע נוסף שחשוב לכם לשמור 

לאחר הטיפול, אותו אימייל או טלפון צריכים להופיע ברשומה אחת בלבד. 

 

 

אפשרות 2 - ניקוי כמות גדולה של אנשי קשר כפולים 

אם יש לכם כמות גדולה של אנשי קשר כפולים, מומלץ לעבוד בצורה מסודרת עם קובץ Excel. 

שלב 1 - ייצוא אנשי הקשר 

ייצאו את כלל אנשי הקשר מהמערכת לקובץ Excel. 

 

 

בזמן בחירת השדות לייצוא, חשוב מאוד לבחור גם את השדה מס״ד. 

 

 

מס״ד הוא מזהה ייחודי של איש הקשר במערכת. הוא מאפשר לדעת בדיוק איזו רשומה למחוק, ולכן חשוב שהוא יופיע בקובץ. 

ללא מס״ד, לא ניתן לבצע מחיקה מדויקת ובטוחה של הרשומות. 

 

שלב 2 - זיהוי הכפילויות בקובץ 

אחרי שהקובץ מוכן, צריך לזהות אילו אנשי קשר מופיעים יותר מפעם אחת. 

בודקים כפילויות לפי: 

• אימייל זהה
• טלפון נייד זהה
• טלפון נייד לפי 9 הספרות האחרונות 

אפשר לעשות זאת ידנית באקסל. 

אם מדובר בכמות גדולה של אנשי קשר, ניתן להיעזר גם בכלי AI כמו ChatGPT לצורך סינון ראשוני של הרשומות, בהתאם לכללים שמופיעים בהמשך המדריך. 

חשוב! ChatGPT הוא כלי עזר בלבד. לפני שמוחקים רשומות, יש לבדוק את התוצאה ולאשר בעצמכם אילו רשומות באמת אפשר להסיר. 

 

 

שלב 3 - מחליטים אילו רשומות לשמור ואילו להסיר 

עבור כל קבוצה של אנשי קשר כפולים, בוחרים איזו רשומה להשאיר. 

בדרך כלל כדאי להשאיר את הרשומה שבה יש את המידע המלא והמעודכן ביותר. 

את שאר הרשומות מסמנים כרשומות שניתן להסיר. 

 

שלב 4 - מכינים קובץ למחיקה 

לאחר שבדקתם את הכפילויות והחלטתם אילו רשומות אפשר להסיר, יוצרים קובץ Excel חדש שמכיל רק את הרשומות למחיקה. 

חשוב מאוד: 

• הקובץ צריך לכלול רק רשומות שאתם בטוחים שאפשר למחוק.
• הקובץ חייב לכלול את שדה מס״ד.
• אל תכללו בקובץ רשומות שאתם רוצים להשאיר. 

את הקובץ שולחים אלינו לצורך המשך טיפול ומחיקה לצמיתות. 

 

חשוב לדעת לפני מחיקה לצמיתות -

מחיקה לצמיתות אינה ניתנת לשחזור. 

לפני שליחת קובץ למחיקה, ודאו ש: 

• הקובץ כולל רק רשומות שאתם בטוחים שאפשר למחוק.
• הקובץ כולל מס״ד לכל איש קשר.
• הרשומות שתרצו לשמור לא מופיעות בקובץ.
• לאחר המחיקה לא ניתן יהיה לשחזר את אנשי הקשר.
• לאחר המחיקה לא ניתן יהיה לשחזר את נתוני אנשי הקשר או את היסטוריית התקשורות שלהם. 

אנשי הקשר יימחקו לפי מס״ד איש קשר. לכן חשוב לוודא שהמס״ד בקובץ תואם לרשומות שאכן תרצו למחוק. 

 

איך אפשר להיעזר ב-ChatGPT לזיהוי כפילויות? 

אם יש לכם כמות גדולה של אנשי קשר, אפשר להעלות את קובץ ה-Excel ל-ChatGPT ולקבל עזרה בזיהוי הכפילויות. 

לכניסה ל-ChatGPT:
https://chatgpt.com/ 

חשוב: ChatGPT הוא כלי עזר בלבד. לפני שמוחקים רשומות, יש לבדוק את התוצאה ולאשר בעצמכם אילו רשומות באמת אפשר להסיר. 

 

המלצה לעבודה נכונה עם  ChatGPT 

כדי לקבל תוצאה מדויקת יותר, מומלץ להשתמש ב-ChatGPT במצב מתקדם לניתוח וחשיבה, כמו Thinking. 

 

 

לפני שמתחילים בניתוח, בקשו מ-ChatGPT לוודא שהוא מזהה את העמודות החשובות בקובץ: 

• מס״ד
• אימייל
• טלפון נייד 

אם אחת מהעמודות לא זוהתה, חשוב לעצור ולתקן לפני שממשיכים. 

 

לפני שמתחילים 

1. ייצאו את אנשי הקשר לקובץ Excel או CSV.  
2. ודאו שהקובץ כולל את השדה מס״ד. 
3. היכנסו ל-ChatGPT. 
4. בחרו במצב Thinking.  
5. העלו את קובץ אנשי הקשר. 
6. הדביקו את הפרומט הבא. 

 

פרומט מוכן ל-ChatGPT 

העתיקו את הטקסט הבא והדביקו אותו ב-ChatGPT לאחר העלאת הקובץ: 

שלום, העליתי קובץ Excel של אנשי קשר מפלטפורמת השיווק שלי smoove. 

אני צריך/ה עזרה בזיהוי אנשי קשר כפולים. 

לפני הניתוח, ודא שאתה מזהה את שמות העמודות בקובץ, במיוחד: 

• מס״ד
•  אימייל
• טלפון נייד 

אם אינך מזהה אחת מהעמודות החשובות, עצור ושאל אותי לפני שאתה ממשיך. 

הגדרת כפילות: 

איש קשר כפול הוא מצב שבו קיימים יותר מאיש קשר אחד עם אותו אימייל או אותו טלפון נייד. 

כללי בדיקה: 

1. בדוק כפילויות לפי אימייל. 
2. בדוק כפילויות לפי טלפון נייד. 
3. בטלפונים, בדוק כפילות לפי 9 הספרות האחרונות בלבד. 
4. לדוגמה, המספרים הבאים צריכים להיחשב כאותו מספר: 

+972501234567
972501234567
0501234567
501234567 

כולם שווים ל-501234567 לצורך בדיקת כפילות. 

1. אל תשנה את הערכים המקוריים בקובץ. 
2. השתמש בשדה מס״ד כמזהה הרשומה. 
3. אל תחליט למחוק רשומות באופן סופי. 

 

מה אני רוצה לקבל: 

1. טבלה של כל קבוצות הכפולים שנמצאו. 
2. לכל קבוצה, הצג:
   • סיבת הכפילות: אימייל זהה / טלפון זהה / שניהם.
   • האימייל המשותף, אם קיים.
   • הטלפון המשותף לפי 9 הספרות האחרונות, אם קיים.
   • כל הרשומות בקבוצה, כולל מס״ד. 
3. הוסף עמודה בשם “המלצה ראשונית”. 
4. בהמלצה הראשונית, סמן איזו רשומה נראית מתאימה יותר להשארה, לפי כמות ואיכות המידע הקיים בה. 
5. סמן את שאר הרשומות בקבוצה כ-“לבדיקה לפני מחיקה”. 
6. בסוף, צור טבלה נפרדת בשם “רשומות לבדיקה למחיקה”. 
7. בטבלת “רשומות לבדיקה למחיקה” חובה לכלול:
   • מס״ד
   • שם
   • אימייל
   • טלפון
   • סיבת הכפילות 
8. אם יש רשומות שאין בהן אימייל ואין בהן טלפון, הצג אותן בטבלה נפרדת בשם “רשומות ללא פרטים מזהים”, אבל אל תכלול אותן בטבלת המחיקה. 

חשוב: 

אל תסמן רשומות למחיקה ודאית. עזור לי לזהות כפילויות ולסדר אותן לבדיקה ידנית. 

 

מה עושים אחרי ש-ChatGPT מחזיר תשובה? 

לאחר קבלת התוצאה: 

1. עוברים על קבוצות הכפולים. 
2. בודקים איזו רשומה באמת צריכה להישאר. 
3. בודקים אילו רשומות אפשר להסיר. 
4. מוחקים מהקובץ כל רשומה שאינכם בטוחים לגביה. 
5. שומרים קובץ Excel חדש שמכיל רק את הרשומות למחיקה. 
6. מוודאים שהקובץ כולל מס״ד. 
7. שולחים את הקובץ אלינו להמשך טיפול. 

 

 

---

 

 

שאלות נפוצות 

אם איש קשר כבר קיים פעם אחת, זה נחשב כפילות? 

לא. אם יש איש קשר אחד בלבד עם אותו אימייל או אותו טלפון, זה תקין. 

כפילות נוצרת רק כאשר אותו אימייל או אותו טלפון מופיעים ביותר מאיש קשר אחד. 

 

למה המערכת לא פשוט מעדכנת את איש הקשר? 

כאשר יש כמה אנשי קשר עם אותו אימייל או אותו טלפון, לא תמיד ניתן לדעת איזו רשומה צריך לעדכן. 

כדי למנוע עדכון של הרשומה הלא נכונה, הפעולה נחסמת עד לניקוי הכפילות. 

 

האם הכפילויות נמחקות אוטומטית? 

לא. אם כבר קיימות כפילויות בחשבון, צריך לטפל בהן ידנית או באמצעות קובץ מסודר למחיקה. 

 

האם אפשר לשחזר אנשי קשר שנמחקו לצמיתות? 

לא. לאחר מחיקה לצמיתות, לא ניתן לשחזר את אנשי הקשר, את הנתונים שלהם או את היסטוריית התקשורות שלהם. 

 

מה יקרה אחרי ניקוי הכפילויות? 

לאחר ניקוי הכפילויות, לכל אדם אמורה להישאר רשומה אחת תקינה. 

כך העבודה במערכת תהיה מדויקת יותר, ותקטן הסבירות לשליחות כפולות, חיובים מיותרים, דוחות לא מדויקים או חסימות בטפסים בגלל כפילויות קיימות.