מרכז הידע - אוטומציות

מטרה

תזמון פעולות כגון שליחת הודעות או התראות באופן אוטומטי בעזרת אוטומציה

איך עושים את זה?

יצירת שדה תאריך

1. יצירת שדה מותאם אישית - ניתן להיעזר במדריך שדה מותאם אישית
   • הגדרת שם השדה
   • סוג השדה - תאריך
2. יצירת אוטומציה
3. לחיצה על “אוטומציה” בתפריט העליון ובחירה ב”יצירת אוטומציה”
4. גרירת הטריגר "הרשמה מדף נחיתה" או "הצטרפות לרשימה" ו הגדרת הטריגר בלחיצה על סמל העיפרון.
5. גרירת הפעולה "עדכון איש קשר" והגדרת האלמנט.
   • שדה - שדה התאריך שנוצר בשלב הקודם
   • פעולה - קביעה או החלפה של ערך השדה
   • בחירת מועד האירוע שיעודכן בשדה התאריך
   • שמירה
6. חיבור האלמנטים ע"י גרירת חץ בין הטריגר לפעולה

 

 

הגדרת טריגר תזמון לפי תאריך

1. גרירת הטריגר "טריגר תזמון לפי תאריך" והגדרתו בלחיצה על סמל העיפרון.
   • בחירת רשימה - רשימת אשי הקשר ששדה התאריך עודכן אצלם בשלב הקודם ועבורם תתוזמן הפעולה
   • שדה תאריך - בחירת השדה המותאם שיצרנו עבורו נתזמן פעולה
   • מועד האירוע / לפני המועד / לאחר המועד - מתי ביחס לאירוע תתבצע הפעולה המתוזמנת
   • ישלח בשעה - באיזו שעה תתבצע הפעולה
   • חוזר על עצמו כל שנה - נסמן במידה ומדובר באירוע חוזר (לדוגמה יום הולדת)
   • שמירה
2. בחירת הפעולה, גרירתה לקנבס וביצוע חיבור בין האלמנטים (למשל שליחת מייל)

 

 

 

דוגמה - תזכורת סמס לאירוע 

1. גרירת אלמנט "שליחת סמס"
2. כניסה לעריכת האלמנט
3. לחיצה על "יצירת סמס"
4. שם הקמפיין - שם קמפיין הסמס
5. תוכן ההודעה - טקסט שיוצג בסמס לנמען
6. הוספת לינק להסרה - על פי חוק הספאם - ניתן ללמוד על כך בוובינר – חוק הספאם 10.2.22
7. שמירה וחזרה לאוטומציות
8. שמירה
9. מתיחת קו מחבר בין הטריגר לאלמנט שליחת הסמס
10. "הפעלה" בסרגל השמאלי
11. לחיצה על "כן" בחלונית האישור

המטרה 

שמירה על רשימת אנשי קשר מעודכנת, למרות ריבוי הפלטפורמות, ע"י יצירת אינטראקציה בניהן 

מתי ניתן להשתמש בשידור נתוני איש הקשר אל מערכת חיצונית?

• יצירת איש קשר חדש
• עדכון איש קשר
• הסרת איש קשר
• צפייה במייל

 

איך עושים את זה?

אפשרות ראשונה - שידור נתונים לאחר ביצוע פעולה מסויימת

1. ניכנס לתפריט השמאלי העליון
2. נלחץ על הגדרות
3. נעבור ללשונית התראות
4. שידור נתונים למערכת חיצונית - נבחר את הפעולה שעליה אנו רוצים לבצע שידור (הסרת הרשמה / עדכון פרטים / הרשמות חדשות / צפייה במייל)
5. נזין לשדה הנבחר את כתובת המערכת החיצונית 
6. נגדיר נתונים לשידור -
   1. נבחר את שם הנתון ברשימה הנפתחת משמאל לשדה אליו הועתקה הכתובת
   2. נלחץ "הוסף"
   3. נעתיק את תחביר הנתון שהתווסף לשורת הכתובת בשדה
   4.  נדביק את תחביר הנתון במקטע המתאים בשורת הכתובת לפי התבנית:

http:/website.com?firstname=[[%first_name]]&lastname=[[%last_name]]&email=[[%email]]

• תחביר נתון שם פרטי 
• תחביר נתון שם משפחה
• תחביר נתון מייל 

 

 

 

אפשרות שניה - שידור נתונים לאחר הרשמה מדף נחיתה

1. ניכנס לדף הנחיתה ממנו מתבצעת ההרשמה
2. נבחר בלשונית "הגדרות"
3. נלחץ על "הגדרות מתקדמות"
4. בחירה ב "שידור נתונים למערכת חיצונית" -
   • נבחר את אופן השידור GET / POST - בהתאם לדרישות המערכת החיצונית
   • נבחר את פורמט השידור  x-www-form- / json
   • נזין את כתובת המערכת החיצונית בשדה אזור הטקסט
   • נגדיר נתונים לשידור:

1. 1. 1. נבחר את שם הנתון מהרשימה הנפתחת
      2. נלחץ "הוסף"
      3. נעתיק את תחביר הנתון שהתווסף לשורת הכתובת של המערכת החיצונית
      4. נדביק את תחביר הנתון במקטע המתאים בשורת הכתובת לפי התבנית:

http:/website.com?firstname=[[first_name]]&lastname=[[last_name]]&email=[[email]]

• תחביר נתון שם פרטי 
• תחביר נתון שם משפחה
• תחביר נתון מייל 

 

לקביעת ערך קבוע לנתון משודר:

1. 1. 1. נקליד את הערך בשדה "פרמטר לשידור"
      2. נלחץ "הוסף"
      3. נעתיק את תחביר הנתון שהתווסף לשורת הכתובת של המערכת החיצונית
      4. נדביק את התחביר הנתון במקטע המתאים בשורת הכתובת לפי התבנית הנ"ל

 

אפשרות שלישית - שידור נתונים בעזרת אוטומציה: בקשת רשת

1. ניכנס לתפריט אוטומציה וניצור אוטומציה חדשה
2. נבחר בטריגר בהתאם לפעולה שבעקבותיה ייתבצע שידור הנתונים
3. נגרור את הפעולה "בקשת רשת" ונחבר לטריגר
4. נגדיר את פעולת "בקשת רשת" - על ידי לחיצה על סמל העיפרון (עריכה)
5. בשדה "שם" - נתאר את הנתונים הנשלחים וייעדם
6. נזין את כתובת המערכת החיצונית בהשדה המתאים
7. נבחר את שיטת הבקשה GET / POST - בהתאם לדרישות המערכת החיצונית
8. נגדיר נתונים לשליחה:
   1. נבחר את שם הנתון בשדה בתחתית החלון
   2. נלחץ "הוספה"
   3. נעתיק את תחביר הנתון שהתווסף לשורת הכתובת של המערכת החיצונית
   4. נדביק את תחביר הנתון במקטע המתאים בשורת הכתובת לפי התבנית:

http:/website.com?firstname=[[first_name]]&lastname=[[last_name]]&email=[[email]]

• תחביר נתון שם פרטי 
• תחביר נתון שם משפחה
• תחביר נתון מייל 

 

 

 

מטרה

בניית תשתית למערכת יחסים חזקה עם לקוחות חדשים

איך עושים את זה?

1. בחירה ב “אוטומציה” בתפריט העליון
2. בחירה ב”יצירת אוטומציה”
3. בחירה בתבנית “מייל אוטומטי בהצטרפות לרשימה”
4. הגדרת הטריגר “הצטרפות לרשימה” - בריחוף מעל הטריגר לחיצה על סמל העיפרון
   • בחירת הרשימה אליה יצטרפו הנרשמים החדשים
   • הגדרת הטריגר על "נרשמים חדשים" / "קיימים ברשימה" לפי הצורך
   • שמירה
5. הגדרת הפעולה “שליחת מייל” - בריחוף מעל הפעולה לחיצה על סמל העיפרון
   • בחירת מייל בטיוטה מתוך הרשימה או יצירת מייל חדש (בלחיצה על סמל הפלוס)
   • עריכה / עיצוב המייל
   • הגדרת שם הקמפיין (לשימוש פנימי, לא חשוף לנמענים) ושורת הנושא (חשוף לנמענים)
   • בסיום לחיצה על שמירה וחזרה לאוטומציה 
6. הגדרת שם לאוטומציה בפינה הימנית העליונה
7. לחיצה על שמירה והפעלה בפינה השמאלית העליונה

 

 

מדריכים נוספים:

היכרות כללית עם אלמנטים באוטומציה

המדריך לסמובר המתחיל – יצירת דף נחיתה

המדריך לסמובר המתחיל – שליחת מייל

מטרה

התחלת רצף פעולות אוטומטי (אוטומציה) לאחר רכישה בחנות אינטרנטית המבוססת woocommerce

woocomerce

פלטפורמת איקומרס המבוססת וורדפרס

 

איך עושים את זה?

 

*שימו לב -

• לפני השימוש בטריגר זה, יש לבצע סנכרון חנות WooCommerce עם smoove

• על מנת שאנשי הקשר יכנסו לחשבון smoove כמאושרי דיוור, עליכם להוסיף גם את תוסף נטישת עגלה ולהשתמש בצ'קבוקס אישור דיוור של התוסף - נמצא בהגדרות התוסף. (יש כאן מדריך)

• יצירת אוטומציית רכישה הכרחית על מנת שרוכש ייכנס לרשימת אנשי הקשר ב smoove.  

 

שלב א' - הגדרות מקדימות בממשק וורדפרס:

1. לחיצה על “WooCommerce” בתפריט השמאלי
2. בחירה בתת הכותרת "settings"
3. כניסה אל לשונית advanced (הימנית ביותר)
4. לחיצה על Rest API
5. לחיצה על הוספת מפתח
6. API description – מטרת המפתח
7. permissions – read/write
8. העתקת המפתח
9. העתקת סיסמת המפתח

 

שלב ב' - smoove - יצירת האוטומציה:

1. ריחוף מעל תפריט "אוטמציה"
2. לחיצה על "יצירת אוטומציה"
3. גרירת הטריגר "רכישה באתר"
4. הגדרת הטריגר - בריחוף מעל הטריגר לחיצה על סמל העיפרון לעריכה
5. פלטפורמה - woocommerce
6. אתר - כתובת החנות
7. מפתח API - הדבקת המפתח מהשלב הקודם
8. סיסמת המפתח - הדבקת הסיסמה מהשלב הקודם
9. סכום - סכום רכישה מינימלי לתחילת האוטומציה (אופציונלי, ניתן להשאיר על 0)
10. כולל טרנזדקציות שקרו - הפעלת האוטומציה על רכישות עבר
11. שמירה

*שימו לב -
האוטומציה תופעל רק כאשר ההזמנה מסומנת כהושלמה.
כלומר, אם אתם עובדים עם סטטוסים נוספים ב WooCommerce, האוטומציה לא תופעל בשלב יצירת ההזמנה או בסטטוסים ביניים, אלא רק לאחר שינוי סטטוס ההזמנה להושלם.

 

 

 

 

 

שליחת מייל לאחר רכישה בחנות מסוג woocommerce

איך עושים את זה?

1. ניתן להשתמש באותה אוטומציה שכבר יצרנו או ליצור אחת נפרדת במידת הצורך
2. גרירת אלמנט "שליחת מייל" לצד טריגר הרכישה
3. הגדרת האלמנט - בריחוף מעל אלמנט "שליחת מייל" לחיצה על סמל העיפרון לעריכה
4. בחירת מייל (בטיוטה בלבד) או יצירת מייל חדש על ידי לחיצה על הריבוע הכחול עם הפלוס.
5. בחירת התבנית "מייל לאחר רכישה"
   *תבנית זו קיימת באוטומציה בלבד
6. בלוק מוצר - הבלוק ישוכפל אוטומטית לפי מס' הפריטים שנרכשו, לכן אין צורך לגרור אותו מספר פעמים.
   הנתונים בבלוק ייאספו ישירות מהאתר ותלויים בפריטים שנרכשו.
7. הגדרת שם הקמפיין (פנימי - אינו חשוף ללקוח)
8. הגדרת שורת נושא המייל (חשוף לנמענים)
9. עיצוב התבנית - בעזרת סרגל הכלים משמאל
10. לחיצה על "שמירה וחזרה לאוטומציה"
11. לחיצה על "הפעלה" להפעלת האוטומציה

 

 

 

מדריכים נוספים:

סנכרון חנות WooCommerce עם smoove

הגדרת טריגר נטישת עגלה מסוג WooCommerce

הוספת אלמנט "סטטוס רכישה" לאוטומציה

מטרה שיווקית

הגדלה משמעותית של רכישות בחנות האונליין באמצעות סנכרון החנות לחשבון ה- smoove.

פעולה במערכת

ביצוע בדיקה אוטומטית - האם התבצעה רכישה של  מוצר / קטגוריית מוצרים, על ידי איש הקשר.

איך עושים את זה?

1. כניסה אל תפריט "אוטומציה"
2. לחיצה על "יצירת אוטומציה" או שימוש באוטומציה שיצרנו קודם
3. גרירת אלמנטים בהתאם לתהליך הרלוונטי - טריגר לתחילת התהליך, ופעולות נוספות בהתאם לצורך
4. לחיצה על לשונית "תנאים" וגרירת אלמנט "סטטוס רכישה" אל קנבס האוטומציה
5. הגדרת התנאי - בריחוף מעל תנאי "סטטוס רכישה", לחיצה על סמל העיפרון לעריכה
6. הגדרת תנאי הבדיקה - האם בוצעה / לא בוצעה רכישה של מוצר/ים
   תקופת זמן - על איזו תקופת זמן להחיל את התנאים הנ"ל? - רכישות שנעשו לפני מספר ימים/ שבועות/ חודשים
   סה"כ - בחינת ביצוע של סה"כ עלות מסוימת/ כמות רכישות או כמות מוצרים
   שימו לב, ניתן להגדיר מספר תנאים לסטטוס הרכישה באותו אלמנט.
   ניתן להגדיר מספר תנאים שיתקיימו במקביל על ידי בחירה ב"וגם" - מחייב קיום של כלל התנאים הכתובים על מנת חישוב כי התבצעה רכישה / ב"או" - יסמן כי התבצעה רכישה במידה ותנאי אחד מהכתובים מתקיים.
7. שמירה
   
8. שמירה של האוטומציה

 

 

 

 

 

לא רוצה לבנות אוטומציה מאפס? - מומלץ להיעזר בתבנית "עידוד רכישה חוזרת"

 

 

מדריכים נוספים:

סנכרון חנות WooCommerce עם smoove

הגדרת טריגר נטישת עגלה מסוג WooCommerce

מטרה

התממשקות עם מערכת המספקת יכולות אינטגרציה צד שלישי במטרה להרחיב את יכולות האינטגרציה ולהעשיר את מסע הלקוח בקלות

 

איך עושים את זה?

1. ממשק smoove - יצירת מפתח 

• יצירת מפתח API – ניתן להיעזר במדריך הבא
• יש להעניק למפתח “הרשאה מלאה”
• מומלץ לציין ב”הקשר” – make –  כך ניתן לדעת בציר התקשורות את מקור ההצטרפות לחשבון.

 

2. בניית אוטומציה ב make - שידור מ make ל smoove 

1. לחיצה על כפתור "scenarios" בתפריט השמאלי
2. "create new scenario" בצידו הימני העליון של המסך
3.  לחיצה על כפתור ה"פלוס"
4. הקלדת "smoove" בשורת החיפוש
5. בחירת פעולה המתרחשת בsmoove - פעולה זו תתחיל את התהליך האוטומציה בmake - באיזה תרחיש בsmoove נרצה להעביר מידע מsmoove לפלטפורמה החיצונית?
6. "create a webhook"
   • הגדרת שם לwebhook
7. "create a connection"
   • Connection name - שם החיבור
   • API Key - הדבקת מפתח הAPI שיצרנו בשלב הקודם
   • "save"
8. העתקת כתובת הwebhook
9. "save"

*שימו לב - במידה ומתקבלת שגיאה לאחר שימוש בסמסים של smoove - להלן רשימת קודי שגיאה ופירושן

3. בניית אוטומציה ב smoove - שידור מsmoove לmake 

1. לחיצה על "אוטומציה" בתפריט העליון ובחירה ב"יצירת אוטומציה"
2. בחירת התבנית הרצויה או "להתחיל מאפס" לקבלת קנבס ריק
3. יש לבחור תחילה טריגר שיתחיל את האוטומציה וגרירת הפעולה "MAKE"
4. להגדרת הפעולה יש לרחף מעליה וללחוץ על סמל העיפרון
5.  בחירת סוג הפעולה - מיידי / מחזורי:
   • מיידי - בסוג פעולה זו יש להדביק את ה Wobhook בשדה "כתובת" המתקבל מ MAKE
   • מחזורי - בסוג פעולה זו יש להגדיר את שם הפעולה (בשדה "פעולה") ואת ההקשר (בשדה "הקשר"). לדוגמא, פעולה: "נרשם חדש", הקשר: "התעניין בסדנא".
6. "שמירה"

 

 

 

דוגמה לשידור פרטי אנשי קשר מפלטפורמה חיצונית לרשימה בsmoove 

• לחיצה על כפתור "scenarios" בתפריט השמאלי
• "create new scenario" בצידו הימני העליון של המסך
•  לחיצה על כפתור ה"פלוס"
• הגדרת טריגר בmake - מהו התרחיש במערכת בחיצונית עבורו ישלחו פרטי איש הקשר לsmoove?
•  לחיצה על כפתור ה"פלוס"
• הקלדת "smoove" בשורת החיפוש
• בחירת פעולה שתתרחש בסמוב - "Add Or Update Contact"
•  "create a webhook"
  • הגדרת שם לwebhook
• "create a connection"
  • Connection name - שם החיבור
  • API Key - הדבקת מפתח הAPI שיצרנו בשלב הקודם
  • "save"
• העתקת כתובת הwebhook
• "save"
• הגדרת פעולות האם איש הקשר קיים/ מחוק/ ברשימת החסומים
• הגדרת אילו פרטים מהמערכת החיצונית ישלחו והיכן יאוחסנו בתוך smoove
• הגדרת דיוור מייל וסמס
• "save"
• "run"

פעולת אוטומציה המופעלת מתוך טריגר "איש קשר עודכן"

מטרה: מה הולכים לייצר במדריך הזה?

במדריך הזה נלמד כיצד ליצור אוטומציה המבוססת על שינוי או עדכון בפרטי איש קשר במערכת smoove.
כלומר - ברגע ששדה מסוים מתעדכן בכרטיס הלקוח, ניתן להפעיל תהליך אוטומטי באופן מיידי.

הטריגר הזה מאפשר להפוך כל שינוי בכרטיס הלקוח לפעולה שיווקית, שירותית או תפעולית - בלי צורך בהתערבות ידנית.

 

דגשים חשובים

• מתאים בעיקר למסלולים הכוללים אוטומציות מתקדמות.
• ניתן להפעיל טריגר על:
  • שינוי שדה מותאם אישית
  • שינוי סטטוס
  • שינוי תאריך
  • שינוי ערך טקסט / מספר / בחירה
• העדכון יכול להגיע דרך:
  • טופס
  • אוטומציה אחרת
  • API
  • Make / Zapier / CRM חיצוני
  • עדכון ידני של נציג

 

חשוב לדעת

• במקרים מסוימים ייתכן עיכוב קצר של מספר שניות עד להפעלת האוטומציה.
• הטריגר מופעל רק כאשר מתבצע שינוי בפועל בערך השדה.

 

הגבלות

• לא כל שדות המערכת תומכים בטריגר מסוג זה.
• שינויי מידע המבוצעים בייבוא מסיבי עשויים להתנהג אחרת בהתאם לסוג הפעולה.
• במקרים של מספר עדכונים במקביל — חשוב לוודא שאין התנגשויות בין אוטומציות.

 

איך לבצע (How To)

שלב 1 – כניסה למסך האוטומציות

• בתפריט העליון בחרו באוטומציות
• לחצו על יצירת אוטומציה >> להתחיל מאפס

 

שלב 2 – בחירת טריגר

• בחרו בטריגר:

“איש קשר עודכן”

 

שלב 3 – בחירת השדה המפעיל

• בלחיצה על עריכת הטריגר, בחרו איזה שדה יפעיל את התהליך:
  • סטטוס לקוח
  • תאריך
  • מקור ליד
  • שדה מותאם אישית
  • ציון ליד
  • וכדומה
• הגדירו את מהות השינוי:
  • כל שינוי בשדה (כל ערך שיוגדר בשדה)
  • שינוי לערך מסוים בלבד (שווה / לא שווה ערך מסוים)
  • שינוי שאינו ריק (מכיל / לא מכיל ערך מסוים)

 

 

שלב 4 – בניית הפעולות

לאחר הפעלת הטריגר, כלומר, לאחר שסטטוס איש הקשר השתנה ועודכן בהתאם להגדרה, ניתן לבצע כל פעולה אוטומטית כמעט:

• שליחת דיוור
• שליחת SMS
• שליחת WhatsApp
• הוספת איש קשר לרשימה
• פתיחת משימה לנציג
• עדכון שדות נוספים
• הפעלת Webhook
• יצירת התראה למנהל

 

 

שלב 5 – שמירה והפעלה

• שמרו את האוטומציה
• ודאו שהיא במצב פעיל
• בצעו בדיקה עם איש קשר אמיתי

 

כיצד משתמשים בזה בפועל?

דוגמאות נפוצות

לקוח הפך ל"לקוח משלם"

• שינוי סטטוס בכרטיס הלקוח
• הפעלת סדרת Onboarding
• שליחת גישה לקורס / מערכת

 

נציג מכירות עדכן "לקוח מתעניין"

• פתיחת רצף חימום אוטומטי
• שליחת סדרת מיילים עם תכנים רלוונטיים

 

עדכון תאריך פגישה

• שליחת תזכורת אוטומטית
• עדכון צוות השירות

 

קבלת מידע ממערכת חיצונית

• פעולת CRM מעדכנת את השדה
• המערכת מתחילה תהליך אוטומציה בהתאם

 

 

שאלות נפוצות

האם כל שינוי מפעיל את האוטומציה?

לא תמיד. בדרך כלל נדרש שינוי אמיתי בערך השדה.

 

האם אפשר להפעיל כמה אוטומציות על אותו שדה?

כן, אך מומלץ להימנע מתהליכים שעלולים להתנגש.

 

האם ניתן להשתמש בשדות מותאמים אישית?

כן, וזה אחד השימושים הנפוצים ביותר.

 

האם העדכון חייב להיות ידני?

לא. העדכון יכול להגיע גם מ־API, Make, Zapier,  טפסים ואוטומציות אחרות.

 

האם אפשר להפעיל תהליך רק כאשר השדה מקבל ערך מסוים?

כן. ניתן להגדיר תנאי מדויק להפעלה.